home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CD ROM Paradise Collection 4 / CD ROM Paradise Collection 4 1995 Nov.iso / business / apmad520.zip / APTMA.DOC next >
Text File  |  1994-09-13  |  50KB  |  1,665 lines
  1.                       - APT Mailing Assistant User's Guide -
  2.  
  3.  
  4. Introduction
  5.  
  6.    The APT Mailing Assistant program provides the home or business 
  7.    user with an easy way to produce professional looking envelopes and 
  8.    labels using only their personal computer's laser or dot matrix printer. 
  9.    The program supports several sizes of envelopes and mailing labels  
  10.    All envelopes and some labels will be printed with United States Postal 
  11.    Service approved POSTNET delivery point bar codes to allow you to 
  12.    take advantage of Postal Service automation to help speed mail to it's 
  13.    destination. Additionally, using delivery point codes may qualify you 
  14.    for  additional discounts if you are doing bulk or presorted first class 
  15.    mail. See you post office for more information. 
  16.  
  17.    The program supports any Lexmark or HP compatible laser printer, as 
  18.    well as Epson compatible dot matrix printers. Envelopes or labels may 
  19.    be fed manually or automatically (feeding envelopes automatically will 
  20.    require an envelope feeder attachment on most printers). When printing 
  21.    single labels on a laser printer, the program allows you to print on any 
  22.    label on the sheet, thus eliminating unused labels. 
  23.  
  24.  Some laser printers generate too much heat to allow the reuse 
  25.       of label sheets. You need to test your specific printer by reusing 
  26.       labels sheets to see how well this feature works for you.
  27.  
  28.    Names and addresses may be saved in one or more address files. 
  29.    Multiple address files are supported allowing you to easily categorize 
  30.    your mailings into personal, business, or other groupings use. 
  31.  
  32.    For bulk mailing, the program can be used to generate a mailing using 
  33.    all or part of an address file. Bulk mail envelopes and labels are printed 
  34.    in zip code sequence and, along with the program's zip code statistics, 
  35.    allow you to easily package the mailing into the various zip code 
  36.    groups. Additionally, if you have a bulk mailing account at the Post 
  37.    Office, you may print the permit box in the upper right corner of the 
  38.    envelopes you use and save the cost of using a print shop to pre-print 
  39.    these envelopes.   
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57. Installation
  58.  
  59. System Requirements
  60.  
  61.    APT Mailing Assistant requires at least the following:
  62.  
  63.    -DOS 3.3 or greater
  64.  
  65.    -Approximately 140K of space on your hard disk for program and 
  66.    sample files
  67.  
  68.    -A Lexmark or HP compatible laser printer or Epson compatible 
  69.    dot matrix printer
  70.  
  71.    -512 KB of system memory
  72.  
  73. Installing the APT Mailing Assistant
  74.  
  75.    The APT Mailing Assistant program may be installed to your hard disk 
  76.    by performing the following steps:
  77.  
  78.    Place the installation disk in a floppy drive on your system 
  79.    (usually A: or B:).
  80.  
  81.    Type A:INSTALL or B:INSTALL to begin the installation 
  82.    program.
  83.  
  84.    Follow the instructions on the screen. The installation program 
  85.    will ask you for the directory where you want the program 
  86.    installed. You should switch to this directory to run the APT 
  87.    Mailing Assistant program.
  88.  
  89.    
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110. APT Mailing Assistant Installation Files
  111.  
  112.    When you install APT Mailing Assistant a number of files will be  
  113.    copied to the installation directory. This will include at least the 
  114.    following files. Please check the README.DOC file for any 
  115.    additional files that may be included when you install this program.
  116.    File   Description
  117.           
  118.  
  119.           
  120. APTMA.EXE  The APT Mailing Assistant program.
  121.           
  122.  
  123.           
  124. APTMA.INI  The program information file that keeps track of last used 
  125.            information, printer and option settings, etc.
  126.           
  127.  
  128.           
  129. APTMA.HLP  Contains help information for the program's help screens.
  130.           
  131.  
  132.           
  133. SAMPLE.PTR Sample name and address file (pointer portion)
  134.           
  135.  
  136.           
  137. SAMPLE.ADR Sample name and address file (data portion)
  138.           
  139.  
  140.           
  141. README.DOC A file containing any updates to the documentation that were
  142.            made too late to be included in the manual, as well as other
  143.            information about APT Mailing Assistant.
  144.           
  145.  
  146.           
  147.           
  148.  
  149. HISTORY.DOC  A file documenting the history of APT Mailing Assistant.
  150.  
  151.                       
  152.  
  153.    
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194. Moving Around The Menus
  195.      
  196.  
  197.    While using APT Mailing Assistant you will need to enter information 
  198.    through a series of simple menus. This system makes liberal use of 
  199.    your keyboard's function keys as well as many other keys (such as the 
  200.    [Right] and [Left] arrow keys and [Tab] keys).
  201.      
  202.  
  203.    You move around these menus using the [Tab] keys to move from 
  204.    field to field and the [F10] key to process a menu that has been 
  205.    completed.  Most menus also have help available by pressing the [F1] 
  206.    key.
  207.                                                                                                          
  208.  
  209. Data Entry Menu Keys
  210.      
  211.  
  212.    The following keys are the main keys used by the data entry menus:
  213.    Key   Description
  214.          
  215.  
  216.          
  217. F10      Pressing this function key indicates you are finished with the 
  218.          menu and want it to be processed.
  219.          
  220.  
  221.          
  222. F1       Provides help for the menu you are working on.
  223.          
  224.  
  225.          
  226. Esc      The escape key indicates that you do not want to process any 
  227.          information on a menu but, instead, want to return to the 
  228.          previous menu.
  229.          
  230.  
  231.          
  232. Tab      The tab right key is used to move from field to field in a menu. 
  233.          Tab right [->|] moves you to the next input field. If you are in 
  234.          the last field on the menu, tab right moves you to the first field 
  235.          on the menu.
  236.          
  237.  
  238.          
  239. Shift+TabThe tab left key is used to move from field to field in a menu. 
  240.          Tab left [|<-] moves you to either the beginning of the current 
  241.          field (if not already there) or to the previous input field. If you 
  242.          are at the beginning of the first field on the menu, tab left 
  243.          moves you to the last field on the menu.
  244.          
  245.  
  246.          
  247. Enter    The enter key acts the  same as the tab right key unless you 
  248.          are in the last input field on the menu. When you are in the last 
  249.          input field on a menu and press Enter, the menu will be 
  250.          processed just as if you had pressed F10.
  251.          
  252.  
  253.          
  254. Right    The right arrow key [->] moves you one character to the right 
  255.          within a menu field. If you are at the last position in a field, a 
  256.          beep will sound and no movement takes place.
  257.          
  258.  
  259.          
  260. Left     The left arrow key [<-] moves you one character to the left 
  261.          within a menu field. If you are at the first position in a field, a 
  262.          beep will sound and no movement takes place.
  263.          
  264.  
  265.          
  266. Bkspc    The backspace key, like the left arrow key, moves you one 
  267.          position to the left. Unlike the left arrow, however, it deletes the 
  268.          character that was at that position and shifts the following text 
  269.          one position to the left.
  270.          
  271.  
  272.          
  273. End      The end key moves the cursor to the end of the text within the 
  274.          current field.
  275.          
  276.  
  277.          
  278. Ctrl+End The Ctrl+End key combination erases all characters in the 
  279.          current field from the cursor to the end of the field. 
  280.          
  281.  
  282.          
  283. Fn        Various other function keys may be active during the 
  284.          processing of a data entry menu. These will be listed at the 
  285.          bottom of the screen. 
  286.          
  287.  
  288.          
  289.          
  290.  
  291.    
  292.        
  293.  
  294.      
  295.  
  296.                  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.  
  305.  
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324. Mailing Regulations
  325.  
  326.    Before we get into the operation of the program itself, let's take a 
  327.    moment to discuss some basic terminology, rules,  and suggestions 
  328.    from the Post Office about your mail. We will not cover all of the rules 
  329.    governing the various types of mail, for that you will need to check 
  330.    with your local post office, but we will cover some of the areas that 
  331.    govern the way APT Mailing Assistant works. If you will not be using 
  332.    the APT Mailing Assistant to do bulk mailing,  the Bulk Mail and 
  333.    CASS Certification sections may be skipped.
  334.  
  335. Zip Codes
  336.  
  337.    We're all familiar with zip codes, however, it's important to understand 
  338.    there are two kind of zip codes and they must be in a specific format. 
  339.    Each address in APT Mailing Assistant has its own field where and 
  340.    address's zip code must be placed. Five digit zip codes, of course, must 
  341.    be 5 consecutive digits (nnnnn such as 40383). Nine digit zip code 
  342.    (sometimes called ZIP+4) must have 5 digits followed by a dash 
  343.    followed by four more digits (nnnnn-nnnn such as 40383-0047).
  344.  
  345. POSTNET Codes or Bar Codes
  346.  
  347.    These are the long and short vertical bars seen on your mail. 
  348.    POSTNET codes can be at the bottom of an envelope, above the send 
  349.    to address, or below the send to address (APT Mailing Assistant prints 
  350.    them below the address). These codes are derived from the zip code 
  351.    and, possibly, the delivery address. Delivery of mail containing 
  352.    POSTNET codes can be significantly faster than mail without codes 
  353.    since much manual handling within the post office is eliminated.  Note 
  354.    that 9 digit zip coded pieces are sorted more precisely than 5 digit 
  355.    pieces, again possibly resulting in faster delivery.
  356.  
  357. Mailing Addresses
  358.  
  359.    APT Mailing Assistant provides you with 5 lines of address you can 
  360.    use for a return or sending address. The Postal Service also has certain 
  361.    suggestions as to how you should address your mail. 
  362.  
  363.    The first line of any address is considered the person or company for 
  364.    whom the mail is destined. APT Mailing Assistant will use this name 
  365.    to keep track of the address in its address files.
  366.  
  367.    If the first line contains an individual's name and you are sending this 
  368.    mail to their business address, the second line should contain the 
  369.    company name.
  370.  
  371.    The last line of the address must be the city, state, and zip code of 
  372.  
  373.  
  374.  
  375.  
  376.  
  377.    where the mail is to be delivered. APT Mailing Assistant requires that 
  378.    this also be the last line of the address field in its menus.
  379.  
  380.    The next to last line of an address is the street address or post office 
  381.    box where the mail is to be delivered. This is considered the "delivery 
  382.    point" address for the mail and is used to generate the delivery point 
  383.    portion of the bar code for mail that has 9 digit zip codes.  APT 
  384.    Mailing Assistant requires only that this address line be the last 
  385.    completed line prior to the city, state, zip code line. It does not have to 
  386.    be the physical line on the screen just above the city - state - zip line 
  387.    since blank lines are not printed on an envelope or label . Delivery 
  388.    points are required on most mail to get certain discounts for bulk and 
  389.    presorted first class mail.
  390.  
  391.    For examples or the various kinds of addresses, view some of the 
  392.    addresses in the SAMPLE.DAT address file supplied with this package 
  393.    or obtain the Postal Service publication Postal Addressing Standards.
  394.  
  395. Bulk Mail
  396.  
  397.    With bulk mail, the Post Office gives you a discount if you help the 
  398.    post office do some of the work. This mail is also considered third class 
  399.    mail. Among other things, bulk mailing means:
  400.  
  401.    your mailing must have a minimum number of pieces (currently 
  402.    200)
  403.  
  404.    the mail must be sorted and bundled in a certain way by zip code
  405.  
  406.    the mail can be envelopes, brochures, flyers, etc. 
  407.  
  408.    additional discounts are available for certain local zip codes, a 
  409.    large percentage of the mailing being delivery point bar coded, 
  410.    CASS certification, etc.
  411.  
  412.    the mailing can be paid for by special bulk rate stamps or by 
  413.    having a bulk mail account at the post office. Having an account 
  414.    allows you to print a special bulk mail permit box on the envelope.
  415.  
  416.    There is another, similar, type of mass mailing available called 
  417.    presorted first class. Presorted first class has its own set of requirements 
  418.    and discounts. For more specific information on both of these type of 
  419.    mailing see your local post office.
  420.  
  421. CASS Certification
  422.  
  423.    In order to get certain discounts, your mailing list must have been 
  424.    checked by the U.S. Postal Service and certified to be correct. That is, 
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.       the cities, states, and zip codes are checked and the proper zip+4 is 
  431.    appended to the address. This certification is done with a system called 
  432.    the Coding and Accuracy Support System (CASS). To obtain 
  433.    certification for your mailing list, you must send the mailing list, on a 
  434.    diskette, to the National Customer Support Center for the Postal 
  435.    Service. The center checks and manipulates the data on the diskette and 
  436.    returns the diskette to you as a certified mailing list. APT Mailing 
  437.    Assistant provides a means of creating a file from its address files that 
  438.    can be sent to the support center. When the diskette is returned, APT 
  439.    Mailing Assistant can then create a new address file with the certified 
  440.    list.  
  441.  
  442. Publications
  443.  
  444.    The U.S. Postal Service has many publications you can obtain for more 
  445.    information about the subjects we've been discussing, including:
  446.  
  447.    Postal Addressing Standards
  448.  
  449.    Third-Class Mail Preparation
  450.  
  451.    Designing Business Letter Mail
  452.  
  453.    Additionally, your local post office will be more than happy to discuss 
  454.    these subjects with you.
  455.  
  456. In Summary
  457.  
  458.    After all of this you must be thinking that you seemed to be getting 
  459.    along just fine without knowing all of these rules and regulations. You 
  460.    will find that the Postal Service and the APT Mailing Assistant are both 
  461.    very lenient in allowing you to address mail. However, addressing mail 
  462.    properly and having the bar codes provided by APT Mailing Assistant 
  463.    can significantly speed up the delivery of your mail. In addition, if you 
  464.    want to take advantage of some of the post office's other services and 
  465.    discounts, you must be more diligent in addressing your mail. 
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474.  
  475.  
  476.  
  477.  
  478.  
  479.  
  480.  
  481.  
  482.  
  483. Running the Program
  484.  
  485.    To start the APT Mailing Assistant program, switch to the directory 
  486.    where you installed the program, type APTMA, and press [Enter].  
  487.    After pausing for the copyright screen, the program will stop at the 
  488.    Main Menu.
  489.  
  490. Main Menu
  491.  
  492.    The main menu contains several options:
  493.  
  494.    Print Single Envelope/Maintain Address File
  495.  
  496.    Generate a Bulk Mailing
  497.  
  498.    List an Address File
  499.  
  500.    Merge Two Address Files
  501.  
  502.    Delete an Address File
  503.  
  504.    Import/Export Files
  505.  
  506.    S.Setup the Printer and Paper
  507.  
  508.    You would select the desired option by entering a 1 through 6, or S in 
  509.    the "Enter Option" input field and pressing [F10] to process the menu. 
  510.    Pressing [Esc] from the Main Menu causes APT Mailing Assistant to 
  511.    terminate.
  512.  
  513.  
  514.  
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.  
  536. Printer Setup 
  537.  
  538.    The first time you use APT Mailing Assistant, you should go to  Setup 
  539.    Printer and Paper by selecting options 'S' from the Main Menu. 
  540.    Setup Printer and Paper is used to set the type of printer you will be 
  541.    using, the size of the envelopes or labels you are printing, and how you 
  542.    want to feed the paper into the printer (note that the feed option is 
  543.    ignored for dot matrix printers and for all reports). The options you set 
  544.    here will remain in effect until you return to this menu to change them. 
  545.    Three status lines appear on each menu of the system to indicate what 
  546.    printer and paper size has been selected. The menu has three input 
  547.    fields; Paper Size, Printer Type, and Manual or Automatic Feed.
  548.  
  549.    Paper Size
  550.  
  551.    APT Mailing Assistant supports 3 sizes of envelopes and 3 types of 
  552.    labels:
  553.     
  554.     7 -Indicates you want to print #7 Monarch envelopes. These are envelopes  
  555.     3 7/8" by 7 1/2". 
  556.     
  557.  
  558.     
  559.  9 -Indicates you want to print #9 business envelopes. These are usually    
  560.     used for business reply envelopes and measure 3 7/8" by 8 7/8".
  561.     
  562.  
  563.     
  564. 10 -Indicates you want to print the standard #10 business envelope and 
  565.     measures 4 1/8" by 9 1/2".
  566.     
  567.  
  568.     
  569. 13 -Indicates you want to print on Avery 4013 or compatible labels             
  570.     (15/16" x 3 1/2", 1 across) on your dot matrix printer. You cannot choose 
  571.     this paper size if a laser printer is chosen as your printer. These labels 
  572.     do not have room for a POSTNET code.
  573.     
  574.  
  575.     
  576. 60 -Indicates you want to print on Avery 5160 or compatible labels  (1" x 2 
  577.     5/8", 3 across a sheet, 10 down) on your laser printer. You cannot 
  578.     choose this paper size if a dot matrix printer is chosen as your printer. 
  579.     These labels do not have room for a POSTNET code.
  580.     
  581.  
  582.     
  583. 61 -Indicates you want to print on Avery 5161 or compatible labels  (1" x 4", 
  584.     2 across a sheet, 10 down) on your laser printer. You cannot choose this 
  585.     paper size if a dot matrix printer is chosen as your printer. POSTNET 
  586.     codes will be printed on these labels.
  587.     
  588.  
  589.     
  590. 62 -Indicates you want to print Avery 5162 or compatible labels (1 1/3" x 4", 
  591.     2 across a sheet, 7 down) on your laser printer. You cannot choose this 
  592.     paper size if a dot matrix printer is chosen as your printer.POSTNET 
  593.     codes will be printed on these labels.
  594.     
  595.  
  596.     
  597. 63 -Indicates you want to print on Avery 5163 or compatible labels (2" x 4", 2 
  598.     across a sheet, 5 down) on your laser printer. You cannot choose this 
  599.     paper size if a dot matrix printer is chosen as your printer.POSTNET 
  600.     codes will be printed on these labels.
  601.     
  602.  
  603.     
  604. 64 -Indicates you want to print on Avery 5164 or compatible labels  (3 1/3" x 
  605.     4", 2 across a sheet, 3 down) on your laser printer. You cannot choose 
  606.     this paper size if a dot matrix printer is chosen as your printer. 
  607.     POSTNET codes and a return address will be printed on these labels.
  608.     
  609.  
  610.     
  611.     
  612.  
  613.    Printer Type
  614.  
  615.    APT Mailing Assistant supports two classes of printers, laser and dot 
  616.    matrix. 
  617.     
  618.    H -Indicates you want to print envelopes on a Hewlett Packard compatible 
  619.     laser printer. Selecting this option causes the program to use PCL 
  620.     language to print envelopes and labels. Most HP compatible laser 
  621.     printers default to PCL mode. If you choose this option and your printer 
  622.     is not normally in PCL mode, you must set it into this mode before 
  623.     printing any envelopes or labels. 
  624.     
  625.  
  626.     
  627. L - Indicates you want to print envelopes on a Lexmark/IBM compatible      
  628.     laser printer. Selecting this option also causes the program to use PCL 
  629.     language to print envelopes and labels. However, since some Lexmark 
  630.     laser printers support several different printer languages, additional 
  631.     commands are sent to the printer to place it in PCL emulation mode.
  632.     
  633.  
  634.     
  635. M - Indicates you want to print envelopes on an Epson compatible dot  
  636.     matrix printer.  
  637.     
  638.  
  639.     
  640.     
  641.  
  642.    The paper size you choose also implies the orientation of that paper. 
  643.    For a dot matrix printer, all envelopes and labels must be fed in portrait 
  644.    (i.e. "normal") orientation. However, for laser printers, labels are 
  645.    printed in portrait orientation while envelopes are printed in landscape 
  646.    (i.e. edge first) orientation.  Check your laser printer owners manual for 
  647.    more information about feeding envelopes into your printer.
  648.  
  649.       Not all laser printers support all envelope sizes. Please check
  650.       your printer manual for what types of envelopes it will support. 
  651.  
  652.    Manual or Automatic Feed
  653.  
  654.    Used with laser printers only, whether the labels or envelopes will be 
  655.    fed automatically or manually. For labels, automatic feeding means the 
  656.    labels are loaded in the primary paper source. For envelopes, automatic 
  657.    feeding means your printer is equipped with an envelope feeder and 
  658.    recognizes the PCL command to select that source. 
  659.  
  660.    
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.  
  666.  
  667.  
  668.  
  669.  
  670.  
  671.  
  672. Print Single Envelope/Maintain 
  673. Address File
  674.  
  675.    The Print Single Envelope/Maintain Address File menu is the heart 
  676.    of APT Mailing Assistant and is reached by selection option '1' on the 
  677.    Main Menu. Using this menu you can 
  678.  
  679.    create new address files
  680.  
  681.    add, delete, or change names in an address file
  682.  
  683.    print single envelopes or labels using names you enter on this 
  684.    menu or names from an address file 
  685.  
  686.    There are three areas of input on this menu, the Address File Name 
  687.    field, the Return Address field, and the Send To Address field.
  688.  
  689.    Address File Name
  690.  
  691.    This tells the APT Mailing Assistant which address file you want to 
  692.    work with for a particular operation. To print a single envelope or label 
  693.    you do not need to use a file at all, but can simply type in all of the 
  694.    information into the return and send to addresses. Usually, however, 
  695.    you will want to specify an address file so you can save the names you 
  696.    are using for when you need them again. If you specify an address file, 
  697.    you must specify the complete path for the address file unless the file is 
  698.    in the current directory. For example, to use the address file 
  699.    "MYADDR.ADR" located in the "MYDATA" directory on the C: 
  700.    drive you would type C:\MYDATA\MYADDR.ADR in this field. 
  701.    You can change this name at any time to begin using a different 
  702.    address file. For certain operations such as deleting or finding a name, 
  703.    this file must exist. However, when saving a new name, if this file does 
  704.    not exist it is created for you. While it is usually a good idea to name 
  705.    your address files using some naming convention to make them easy to 
  706.    find (such as all of them having the same extension such as .ADR or 
  707.    .DAT), the system imposes only one restriction on their names. APT 
  708.    Mailing Assistant address files cannot have an extension of .PTR. This 
  709.    is because when address files are created, a second file with a .PTR 
  710.    suffix is automatically created by the system.
  711.  
  712.    Names are stored in the address file in alphabetic sequence as they 
  713.    appear in the return or send address fields. Since names may be the 
  714.    names of companies, organizations, or individuals, no attempt is made 
  715.    to keep any information as "last-name-first". Thus the following 
  716.    examples would be shown on a selection list in the order indicated:
  717.  
  718.    APT Computer Solutions
  719.  
  720.  
  721.  
  722.  
  723.  
  724.  
  725.    John Zenda
  726.  
  727.    Larry Adams
  728.  
  729.    RCA
  730.  
  731.    Finally, as mentioned earlier, address files in APT Mailing Assistant 
  732.    actually consist of two files that work together. In the above example 
  733.    the two files would be named MYADDR.ADR and MYADDR.PTR. 
  734.    You are allowed to move these two files to a new location on your 
  735.    system as long as both files are moved together to the new location. 
  736.  
  737.    Return Address
  738.  
  739.    This field contains the name and address you want to appear in the 
  740.    return address portion of the envelope. The field is initially filled in 
  741.    with the last return address used. The name and address that appear 
  742.    here need not be in any of your address files (you could have manually 
  743.    entered it the last time). You may manually enter a new name or look 
  744.    up a name in an address file by pressing [F6] and making a selection 
  745.    from the list of names presented. You may also save a newly entered 
  746.    name by pressing  [F3]. When saving a name in an address file, the 
  747.    name in the first line of the menu is used to keep track of the entry in 
  748.    the file. You may save the same name in a file more than once, but the 
  749.    system will ask you if you want to replace the earlier entry or make a 
  750.    new one. This is to allow you to keep track of different people or 
  751.    companies who happen to have the same name. 
  752.  
  753.    When filling in this field, the city, state, and zip code for the return 
  754.    address must be entered on the last line of the field. Intervening blank 
  755.    lines will not be printed on the envelope.
  756.  
  757.    If you use envelopes that are preprinted with a return address, you may 
  758.    leave this entire field blank.
  759.  
  760.    Send To Address
  761.  
  762.    This field contains the name and address you want to appear in the 
  763.    send to portion of the envelope. As with the return address, the last 
  764.    send to address used appears here. As with the return name, you may 
  765.    manually enter a new name or look up a new name in an address file by 
  766.    pressing [F7] and making a selection from the list of names presented. 
  767.    You may also save a newly entered name by pressing [F4]. Again, the 
  768.    last line of the field must contain the city, state, and zip code of the 
  769.    recipient of the letter. The 5 or 9 digit zip code specified here is used to 
  770.    generate the POSTNET code on the envelope (or #61 label) just below 
  771.    the address. The zip code must be in the form of nnnnn (for 5 digit zip 
  772.    codes) or nnnnn-nnnn (for 9 digit zip codes). When a 9 digit zip code is 
  773.  
  774.  
  775.  
  776.  
  777.  
  778.       entered, APT Mailing Assistant will attempt to calculate a delivery 
  779.    point  for the address whenever the address is printed. The program 
  780.    uses the last completed line prior to the city, state, zip code line to 
  781.    calculate this delivery point and add it to the generated POSTNET bar 
  782.    code. Delivery points are generated if the last completed line before the 
  783.    city and state begins with a street numberor contains a PO, RR, or HC 
  784.    Box. A certain percentage of a bulk mailing or presorted first class 
  785.    mailing  must contain delivery points to obtain postage automation 
  786.    discounts. For more information see your local post office. Finally, it is 
  787.    important to note that there is no distinction made between return and 
  788.    sending addresses in address files. That is, if you save a return address 
  789.    to an address file, you may later retrieve it for use as a send to address.
  790.  
  791.    
  792.  
  793. Selection Lists
  794.  
  795.    Several of the function keys allow you to select a name from an address 
  796.    file for the return or send to addresses, or to delete a name from the file. 
  797.    When choosing one of these options, you are first presented with a 
  798.    small menu at the bottom of the screen where you can enter part or all 
  799.    of the name you are looking for. If you enter nothing in this field and 
  800.    press [F10], you will be shown a selection list starting at the beginning 
  801.    of the specified address file. However, entering a portion of the name 
  802.    desired in the field will cause the selection list to begin at that portion 
  803.    of the file. For example, entering an "E" in the field will cause the 
  804.    selection list to begin with the names starting with "E". Entering 
  805.    "Tammy" will cause the list to start with the names beginning with 
  806.    Tammy. Note that this only tells the system where to begin the 
  807.    selection list. All of the names from this point to the end of the file will 
  808.    be shown. To make a selection from the list, use the up and down 
  809.    arrows to highlight  the desired name and press [F10] to select it. You 
  810.    may press [Page Down] to scroll to subsequent pages of names. 
  811.    Pressing [Esc] will return you to the printing menu without making a 
  812.    selection. 
  813.  
  814. Printing an Envelope or Label
  815.  
  816.    If the paper choice (from Printer Setup) is an envelope, you simply fill 
  817.    in the return and send to address fields and press [F10] to print. If 
  818.    printing the envelope on a laser printer and you have selected manual 
  819.    feed, the printer will pause to ask you to load the envelope when it is 
  820.    ready to print. However, when printing on a dot matrix printer, you 
  821.    must have positioned the envelope in the printer prior to pressing [F10] 
  822.    to print.
  823.  
  824.    For most labels only the send to address is printed on the label. If the 
  825.    paper choice is a laser label , you will be asked which label on the sheet 
  826.  
  827.  
  828.  
  829.  
  830.  
  831.       of labels you want to use.
  832.  
  833.    
  834.  
  835.  
  836.  
  837.  
  838.  
  839.  
  840.  
  841.  
  842.  
  843.  
  844.  
  845.  
  846.  
  847.  
  848.  
  849.  
  850.  
  851.  
  852.  
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.  
  864.  
  865.  
  866.  
  867.  
  868.  
  869.  
  870.  
  871.  
  872.  
  873.  
  874.  
  875.  
  876.  
  877.  
  878.  
  879.  
  880.  
  881.  
  882.  
  883.  
  884. Maintaining an Address File
  885.  
  886.    This menu contains several function keys to help you use this menu to 
  887.    add and delete records from an address file, as well as print envelopes 
  888.    or labels. These keys are defined as follows:  
  889.    KeyFunction
  890.     
  891.  
  892.     
  893. F3 -Saves the name and address in the return address field in the             
  894.     address  file indicated in the Address File field.
  895.     
  896.  
  897.     
  898. F4 -Saves the name and address in the send to address field in the address 
  899.     file indicated in the Address File field.
  900.     
  901.  
  902.     
  903. F5 -Allows you to delete a name and address from the address file indicated 
  904.     by selecting it from a selection list.
  905.     
  906.  
  907.     
  908. F6 -Allows you to select the return name and address from the address           
  909.     file indicated by selecting it from a selection list.
  910.     
  911.  
  912.     
  913. F7 -Allows you to select the send to name and address from the address file 
  914.     indicated by selecting it from a selection list.
  915.     
  916.  
  917.     
  918. F8 -Move the cursor to the Address File Name field allowing you to specify a 
  919.     new file name. You may also use the [Tab] key to get to this field.
  920.     
  921.  
  922.     
  923. F10-Prints the information in the menu on an envelope or label.
  924.     
  925.  
  926.     
  927. Esc-Returns to the Main Menu.
  928.     
  929.  
  930.     
  931.     
  932.  
  933.    
  934.  
  935.               
  936.  
  937.    
  938.  
  939.  
  940.  
  941.  
  942.  
  943.  
  944.  
  945.  
  946.  
  947.  
  948.  
  949.  
  950.  
  951.  
  952.  
  953.  
  954.  
  955.  
  956.  
  957.  
  958.  
  959.  
  960.  
  961.  
  962.  
  963.  
  964.  
  965.  
  966.  
  967.  
  968.  
  969.  
  970.  
  971.  
  972.  
  973.  
  974.  
  975.  
  976.  
  977.  
  978.  
  979.  
  980. Generating A Bulk Mailing
  981.  
  982.    The bulk mail option of APT Mailing Assistant provides a business or 
  983.    organization the ability to generate a bulk mailing using any of the 
  984.    address files created by the program. For a bulk mailing you may 
  985.    specify that all of the names in a file  should be used for the mailing. 
  986.    You may also limit the mailing to only certain cities, states, or zip 
  987.    codes. Printing takes place in zip code sequence with one envelope or 
  988.    label printed for each name in the address file in the  range you 
  989.    selected. Envelopes contain a return address, a send to address, 
  990.    POSTNET codes, and, optionally, your bulk rate permit box in the 
  991.    upper right corner (laser printers only). If a permit number is not 
  992.    supplied, no box is printed. Only some labels have room for a return 
  993.    address or POSTNET codes.
  994.  
  995.    You may also print personalized return envelopes for your bulk 
  996.    mailing. This is done by selecting an envelope as the paper type and 
  997.    pressing the [F8] key using the same paramters as were used to print 
  998.    the bulk mailing. When printing return envelopes, the return address 
  999.    shown on the menu will be printed as the send to address on each 
  1000.    envelope being printed. The return address of each envelope will be a 
  1001.    name and address from the address file used in the bulk mailing. 
  1002.  
  1003.    You may also obtain printed statistics for the bulk mailing. The 
  1004.    statistics sheet shows the number of pieces of mail that meet each of the 
  1005.    zip code breakdowns required for bundling bulk mail. There are totals 
  1006.    for each 9 digit, 5 digit, and 3 digit zip code grouping as well as totals 
  1007.    for the state and multistate groups. Each of these groups also contains a 
  1008.    total of the number of pieces of mail that can be delivery point bar 
  1009.    coded. These totals are printed in zip code sequence allowing you to 
  1010.    work through the mailing, easily bundling the various groups. You 
  1011.    would start by bundling the 9 digit zip code groups, each of which 
  1012.    would be together in the  mailing. Follow that by bundling the 5 digit 
  1013.    zips, then the 3 digit zips, then each of the states, and finally the 
  1014.    multistate group. 
  1015.  
  1016.    Finally, if the address file being used for the bulk mailing contains the 
  1017.    return address name shown on the screen, no envelope or label will be 
  1018.    printed with this name as the send to address (or return address when 
  1019.    printing return envelopes). 
  1020.  
  1021.    The Bulk Mailing menu is reached by selecting option '2' from the 
  1022.    Main Menu. This menu has the following fields:
  1023.  
  1024.    Address File Name
  1025.  
  1026.    This is the name and path of the address file to be used in the bulk 
  1027.    mailing. This may be the name of any address file maintained by  APT 
  1028.  
  1029.  
  1030.  
  1031.  
  1032.  
  1033.       Mailing Assistant. For more information, see the description of 
  1034.    "Address File Name" under Print Single Envelope/Maintain Address 
  1035.    File.
  1036.  
  1037.    Return Address Name
  1038.  
  1039.    If envelopes are being used for the bulk mailing, this is the name that 
  1040.    will be the return address on all of the envelopes being mailed when 
  1041.    choosing the "Print Bulk Mail" option [F10] (when choosing the "Print 
  1042.    Return Envelopes" option [F8], this is the name that will be printed as 
  1043.    the send to address on the return envelope). If you are using envelopes 
  1044.    pre-printed with a return address, you should make this field blank. If 
  1045.    labels are being used in the bulk mailing, this name is not used except 
  1046.    to keep a label with the same name from being generated. This is 
  1047.    initially filled in with the last return address that was used and if it is  
  1048.    not the name and address you desire, you may type over this name with 
  1049.    the one you want. However, you cannot save the new name and 
  1050.    address in any file. Saving names and addresses must be done from the 
  1051.    Print Single Envelope/Maintain Address File menu.
  1052.  
  1053.    Mail to Zip Codes __ Through __
  1054.  
  1055.    The beginning and ending zip codes from the address file to be 
  1056.    included in this bulk mailing. You may specify a 5 or 9 digit zip code. 
  1057.    If you specify a 5 digit zip code for the starting zip code, it is assumed 
  1058.    you want to start with lowest code that begins with those 5 digits. For 
  1059.    example, specifying a starting zip code of 12345 is the same as 
  1060.    specifying a starting zip code of 12345-0000. If you specify a 5 digit 
  1061.    zip code for the ending zip code, for example 34567, it's the same as 
  1062.    specifying 34567-9999. To use all of the address file in your bulk 
  1063.    mailing, enter a starting zip code of 00000-0000 and an ending zip 
  1064.    code of 99999-9999.  Note that the starting and ending zip codes do 
  1065.    not actually have to exist in the address file.                     
  1066.  
  1067. The following fields are only required if you are mailing 
  1068.       envelopes using a laser printer and you want APT Mailing 
  1069.       Assistant to print the permit box on them. 
  1070.  
  1071.    Permit Number
  1072.  
  1073.    For laser printers and envelopes only. The number of your bulk mailing 
  1074.    account at the post office. This will cause the program to print a permit 
  1075.    box in the upper right corner of your envelopes. If you supply a permit 
  1076.    number, you must also provide the city and state of the Post Office 
  1077.    holding the permit. If a number is not supplied, no box is printed. 
  1078.  
  1079.    Permit City
  1080.  
  1081.  
  1082.  
  1083.  
  1084.  
  1085.  
  1086.    For laser printers and envelopes only. The city of the Post Office that 
  1087.    holds your bulk mailing permit. This must be supplied if a permit 
  1088.    number is entered.
  1089.  
  1090.    Permit State
  1091.  
  1092.    For laser printers and envelopes only. The state of the Post Office that 
  1093.    holds your bulk mailing permit. This must be supplied if a permit 
  1094.    number is entered.
  1095.  
  1096.    
  1097.  
  1098.  
  1099.  
  1100.  
  1101.  
  1102.  
  1103.  
  1104.  
  1105.  
  1106.  
  1107.  
  1108.  
  1109.  
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.  
  1114.  
  1115.  
  1116.  
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129.  
  1130.  
  1131.  
  1132.  
  1133.  
  1134.  
  1135.  
  1136.  
  1137.  
  1138.  
  1139. List an Address File
  1140.  
  1141.    You may list the contents of an address file by selecting option '3' from 
  1142.    the Main Menu.The address file may be listed on the screen or on the 
  1143.    printer. The List Address File menu has the following fields:
  1144.  
  1145.    Address File Name
  1146.  
  1147.    This is the name and path of the address file to be listed. This may be 
  1148.    the name of any address file maintained by APT Mailing Assistant. For 
  1149.    more information, see the address file name description under Print 
  1150.    Single Envelope/Maintain Address File.
  1151.  
  1152.    Place Listing on Display or Printer
  1153.  
  1154.    Enter a 'D' if you want the names listed on the display, 'P' to list them 
  1155.    on the system printer.
  1156.  
  1157.    City - State      
  1158.  
  1159.    Optionally, you may list only the records for a specific city, a specific 
  1160.    state, or a specific city-state combination. If you do not want to limit 
  1161.    the listing, leave these fields blank. 
  1162.  
  1163.    List Zip Codes ____ Through ____
  1164.  
  1165.    You may list only those records that fall into a range of zip codes. 
  1166.    These fields are ignored if a city or state is specified.  For more 
  1167.    information, see the zip code range description under Bulk Mail.
  1168.  
  1169.    
  1170.  
  1171.  
  1172.  
  1173.  
  1174.  
  1175.  
  1176.  
  1177.  
  1178.  
  1179.  
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192. Merge Two Address Files
  1193.  
  1194.    APT Mailing Assistant allows you to merge two address files together 
  1195.    into a single file (called the target file). If the target file does not exist at 
  1196.    the beginning of this operation it is created. If it does exist, all of the 
  1197.    records in the from file are merged into the target file in their proper 
  1198.    place. As the merge occurs, a check is made to determine if the target 
  1199.    file already contains a record with the name being inserted. In these 
  1200.    cases you are asked if you want to include the record being merged in 
  1201.    the target file or if you want to skip it. At the conclusion of the merge 
  1202.    the target file contains all of its original records plus all of the selected 
  1203.    records in the from file. Thus, "merging" an address file into a new file 
  1204.    is an easy way to copy an address file. The from file also still exists 
  1205.    after the operation. If you wish to delete it, see the section Delete an 
  1206.    Address File. 
  1207.  
  1208.    The Merge Two Address Files menu (option '4' from the Main 
  1209.    Menu) contains the following fields:
  1210.  
  1211.    From Address File Name
  1212.  
  1213.    The path and address file name whose records are to be merged into 
  1214.    another file.
  1215.  
  1216.    Into Address File Name
  1217.  
  1218.    The path and address file name where the records are to be inserted (i.e. 
  1219.    the target file). If this file doesn't exists, it will be created.
  1220.  
  1221.    City - State
  1222.  
  1223.    Optionally, you may merge only the records for a specific city, a 
  1224.    specific state, or a specific city-state combination. If you want to merge 
  1225.    all cities and states or have specified a zip code range, leave these fields 
  1226.    blank. 
  1227.  
  1228.    Merge Zip Codes ____ Through ____
  1229.  
  1230.    You may merge only those records that fall into a range of zip codes if 
  1231.    you desire. These fields are ignored if a city or state is specified. For 
  1232.    more information, see the zip code range description under Bulk Mail.       
  1233.  
  1234. Delete an Address File
  1235.  
  1236.    APT Mailing Assistant files are normal DOS files and may be deleted 
  1237.    by using the DOS "DEL" command as long as both the data file and 
  1238.    the .PTR file are deleted. However, you may use the Delete an 
  1239.    Address File menu (option '5' from the Main Menu) to easily delete 
  1240.  
  1241.  
  1242.  
  1243.  
  1244.  
  1245.       an address file. There is only one field on this menu:
  1246.  
  1247.    Delete Address File
  1248.  
  1249.    This is the name and path of the address file to be deleted. This may be 
  1250.    the name of any address file maintained by APT Mailing Assistant. For 
  1251.    more information, see the address file name description under Print 
  1252.    Single Envelope/Maintain Address File.
  1253.  
  1254.    
  1255.  
  1256.  
  1257.  
  1258.  
  1259.  
  1260.  
  1261.  
  1262.  
  1263.  
  1264.  
  1265.  
  1266.  
  1267.  
  1268.  
  1269.  
  1270.  
  1271.  
  1272.  
  1273.  
  1274.  
  1275.  
  1276.  
  1277.  
  1278.  
  1279.  
  1280.  
  1281.  
  1282.  
  1283.  
  1284.  
  1285.  
  1286.  
  1287.  
  1288.  
  1289.  
  1290.  
  1291.  
  1292.  
  1293.  
  1294.  
  1295.  
  1296.  
  1297.  
  1298. Importing and Exporting Files
  1299.  
  1300.    The Import/Export menu (option 6 from the Main Menu) allows you to 
  1301.    import or export APT Mailing Assistant address files in two different 
  1302.    formats. One provides a means for you to transfer data between the 
  1303.    APT Mailing Assistant and your favorite database program. The 
  1304.    second provide you with a facility to create files to send to the U.S. 
  1305.    Postal Service for CASS certification, and to read the files returned to 
  1306.    you. 
  1307.  
  1308. Exchanging Data with Databases
  1309.  
  1310.    You can use names and addresses you may already have in another 
  1311.    database program such as PC File or DBASE by "importing" such 
  1312.    information from the other database. You may also "export" name and 
  1313.    address information from an APT Mailing Assistant file to another 
  1314.    database. In each case the information is transferred by creating an 
  1315.    intermediate file in the common "comma delimited string" format. 
  1316.    Most common database programs can import and export files with this 
  1317.    format. Check your database program's documentation to see if it 
  1318.    supports this format.
  1319.  
  1320.    To use the import or export capability you should be aware of the field 
  1321.    definitions within APT Mailing Assistant that make up a name and 
  1322.    address record. These definitions are as follows:
  1323.    Field Name             Length 
  1324.                           
  1325.  
  1326.                           
  1327. First line (usually name)          39
  1328.                           
  1329.  
  1330.                           
  1331. Second Line (company, attn., etc.) 39
  1332.                           
  1333.  
  1334.                           
  1335. Third Line                         39
  1336.                                    
  1337.                                 
  1338.                                    
  1339. Fourth Line                        39
  1340.                                    
  1341.                                 
  1342.                                    
  1343. City                               26
  1344.                                    
  1345.                                 
  1346.                                    
  1347. State                               2
  1348.                                    
  1349.                                 
  1350.                                    
  1351. Zip Code                           10
  1352.                           
  1353.  
  1354.                           
  1355.                           
  1356.  
  1357.    
  1358.  
  1359.    In the import file, there must be exactly 7 fields for each record in the 
  1360.    order shown above. If one of the fields empty its position in the import 
  1361.    record must contain "",(quote-quote-comma). Importing a file is similar 
  1362.    to merging two envelope files. That is, if a record already exists with 
  1363.    the same name as a record being imported, you will be asked if you 
  1364.    want to add, replace, or ignore the duplicate record. Additionally, if the 
  1365.    target address file does not exist, you are asked if you want to create it. 
  1366.    For more information see you database manual.
  1367.  
  1368.  
  1369.  
  1370.  
  1371.  
  1372.  
  1373.  
  1374.  
  1375.  
  1376.  
  1377.  
  1378.  
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384. CASS Certification for Mailing Lists
  1385.  
  1386.    You may export an APT Mailing Assistant database to create a file you 
  1387.    want to send through the U.S. Postal Service's CASS certification 
  1388.    process. If your mailing list has been CASS certified, then you may be 
  1389.    eligible for some automation discounts when using bulk or presorted 
  1390.    first class mail.
  1391.  
  1392.    To obtain certification for a mailing list contained in a APT Mailing 
  1393.    Assistant address file, you would follow the following steps:
  1394.  
  1395.    Export your mailing list using the Export for CASS      
  1396.    Certification menu.
  1397.  
  1398.    Complete the Address File Standardization on Diskette form 
  1399.    available from you post office. The field lengths you must specify 
  1400.    in this form are shown in the Completing the Address File 
  1401.    Standardization on Diskette Form section below.
  1402.  
  1403.    Send the form and a diskette containing the exported database to 
  1404.    the address listed on the form. 
  1405.  
  1406.    When your certified diskette is returned, import the file on this 
  1407.    diskette using the Import a CASS Certified File menu. As part of 
  1408.    the certification process you will get a list of any error codes 
  1409.    associated with records in your address list. The meaning of these 
  1410.    codes is explained in the U.S.P.S. publication mentioned above 
  1411.    and will require you to take some action to ensure certification of 
  1412.    the mailing list. In addition, you can request APT Mailing 
  1413.    Assistant to generate a list of each record being imported and any 
  1414.    associated error or information codes associated with it. Some of 
  1415.    these informational messages can be used to make your address 
  1416.    list more correct even if it did not fail certification.   
  1417.  
  1418.    When you have completed these steps, you will have a CASS certified 
  1419.    mailing list.
  1420.  
  1421.  
  1422.  
  1423.  
  1424.  
  1425.  
  1426.  
  1427.  
  1428.  
  1429.  
  1430.  
  1431.  
  1432.  
  1433.  
  1434.  
  1435.  
  1436.  
  1437.    Completing the "Address File 
  1438.    Standardization on Diskette" Form
  1439.  
  1440.    When sending an address list to the U.S. Postal Service for 
  1441.    certification, you must complete the Address File Standardization on 
  1442.    Diskette form. This form provides the Postal Service with information 
  1443.    about how the data is stored in the file you are sending them. The 
  1444.    following information must be placed in the appropriate place on the 
  1445.    form:                  
  1446.  
  1447.    Section C
  1448.  
  1449.    Record length = 189.
  1450.  
  1451.    Section D                                       
  1452.  
  1453.    Note - Leave output field lengths empty.
  1454.                           
  1455.    Name           Length       Input Field Start
  1456.                           
  1457.  
  1458.                           
  1459.  3. Name              40           1
  1460.                           
  1461.  
  1462.                           
  1463.  4. Firm Name         40          41
  1464.                           
  1465.  
  1466.                           
  1467.  5. Delivery Addr.    40          81
  1468.                           
  1469.  
  1470.                           
  1471.  6. Puerto Rico**leave blank**leave blank
  1472.                           
  1473.  
  1474.                           
  1475.  7. City              26         121
  1476.                           
  1477.  
  1478.                           
  1479.  8. State              2         147
  1480.                           
  1481.  
  1482.                           
  1483.  9. Zip code           5         149
  1484.                           
  1485.  
  1486.                           
  1487. 10. **answer NO             
  1488.                           
  1489.  
  1490.                           
  1491. 11. County code**leave blank    **leave blank
  1492.                           
  1493.  
  1494.                           
  1495. 12. Carrier route      4         154
  1496.                           
  1497.  
  1498.                           
  1499. 13. Zip+4             10         158
  1500.                           
  1501.  
  1502.                           
  1503. 15. DPBC               2         168
  1504.                           
  1505.  
  1506.                           
  1507. 16. DPBC Check**leave blank**leave blank
  1508.                           
  1509.  
  1510.                           
  1511. 17. Footnote          16         170
  1512.                           
  1513.  
  1514.                           
  1515. 18. Record Type        2         186
  1516.                           
  1517.  
  1518.                           
  1519. 19. Return Code        2         188
  1520.                           
  1521.  
  1522.                           
  1523.                           
  1524.  
  1525. Importing Files
  1526.  
  1527. Import a Text File
  1528.  
  1529.    The Import a Text File menu has two fields:
  1530.  
  1531.    Import File Name
  1532.  
  1533.    The path and name of the text file whose information will be merged 
  1534.    into an APT Mailing Assistant address file. This file must contain 
  1535.    comma delimited strings as described in the previous section. 
  1536.  
  1537.    Into File Name
  1538.  
  1539.    The path and name of an APT Mailing Assistant address file to contain 
  1540.    the records being imported. If this file exists, the imported records are 
  1541.    merged into it and duplicates are flagged. If  the file does not exist, it is 
  1542.    created. 
  1543.  
  1544. Import a CASS Certified File
  1545.  
  1546.    The Import a Cass Certified File menu is similar to importing a text 
  1547.    file.
  1548.  
  1549.    Import File Name
  1550.  
  1551.    The path and name of the CASS certified file returned to you from the 
  1552.    U.S. Postal Service National Customer Support Center whose 
  1553.    information will be used to create an APT Mailing Assistant address 
  1554.    file. This file must be have originally been exported using the Export a 
  1555.  
  1556.  
  1557.  
  1558.  
  1559.  
  1560.       File for CASS Certification menu.
  1561.  
  1562.    Into File Name
  1563.  
  1564.    The path and name to be used to create an APT Mailing Assistant 
  1565.    address file to contain the records being imported. This file must not 
  1566.    already exist.
  1567.  
  1568.    You will be given the option to produce a report detailing each record 
  1569.    being imported and any associated certification codes. Many of these 
  1570.    codes will not be errors and the meaning for all of the codes is shown 
  1571.    in the "Address File Standardization on Diskette - Order Form and 
  1572.    Instructions" pamphlet available from the Postal Service.
  1573.  
  1574.  
  1575.  
  1576.  
  1577.  
  1578.  
  1579.  
  1580.  
  1581.  
  1582.  
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589.  
  1590.  
  1591.  
  1592.  
  1593.  
  1594.  
  1595.  
  1596.  
  1597.  
  1598.  
  1599.  
  1600.  
  1601.  
  1602.  
  1603.  
  1604.  
  1605.  
  1606.  
  1607.  
  1608.  
  1609.  
  1610.  
  1611.  
  1612.  
  1613. Exporting Files
  1614.  
  1615. Export an Address File
  1616.  
  1617.    The Export an Address File menu has two fields:
  1618.  
  1619.    Address File Name
  1620.  
  1621.    The path and name of an APT Mailing Assistant address file whose 
  1622.    records are to be exported. 
  1623.  
  1624.    Export File Name
  1625.  
  1626.    The path and name of the text file to contain the exported information 
  1627.    from the address file. This file will contain comma delimited strings as 
  1628.    described in the previous section.  
  1629.  
  1630. Export a File for CASS Certification
  1631.  
  1632.    The Export a File for Cass Certification  is similar to the Export an 
  1633.    Address File menu and has two fields:
  1634.  
  1635.    Address File Name
  1636.  
  1637.    The path and name of an APT Mailing Assistant address file whose 
  1638.    records are to be exported.
  1639.  
  1640.    Export File Name
  1641.  
  1642.    The path and name of the text file to contain the exported information 
  1643.    from the address file. This file will be in a format that it can be sent to 
  1644.    the Postal Service Customer Support Center for certification. Also see 
  1645.    the previous section on Completing the Address File Standardization 
  1646.    on Diskette Form.
  1647.  
  1648.     
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.  
  1653.  
  1654.  
  1655.  
  1656.  
  1657.  
  1658.  
  1659.  
  1660.  
  1661.  
  1662.  
  1663.  
  1664.  
  1665.